مادة علمية في إدارة الوقت ( الجزء الثاني )

بسم الله الرحمن الرحيم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

( الجزء الثاني )

تاسعاً : مضيعات الوقت
وتنقسم إلى عدة أقسام وهي :

أ - مضيعات الوقت التنظيمية : عزيزي القارئ من مضيعات الوقت التنظيمية ، عدم وجود أهداف أو أولويات أو تخطيط ، عدم وجود الاتصالات والارشادات أو انعدامها ، القرارات السريعة ، قصور في نظام المعلومات ، الرقابة الزائدة ، عدم العلم بما يجري ، تعدد الرؤساء ، سوء التنسيق ، موظفون غير أكفّاء وغير مدرّبين ، التّغيّب ولتأخير والإستقالات .

ب - مضيعات الوقت الشخصية : عزيزي القارئ من
مضيعات الوقت الشخصية ، محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد ، تقديرات غير واقعية للوقت ، الإدارة بالأزمات وتغيير الأولويات ، عدم القدرة على قول لا ، نقص الانضباط الذاتي ، التأجيل والتردد ، نقص الدافع للعمل ، عدم الإنصات ، ترك المهام دون إكمال ، التفويض غير الفعال .

ج - مضيعات الوقت البيئية : عزيزي القارئ من مضيعات الوقت البيئية ، الأعمال الورقية والروتين ، الاجتماعات ، نظام سيء للملفات ، الاتصالات الزائدة عن الحد ، الزائرون المفاجئون ، المقاطعات الهاتفية ، الملهيات السمعية والبصرية ، معدات غير متوافرة وغير ملائمة ، الموظفون الاتّكاليون ، الانتظار والمواعيد والسفر .

عاشراً : التشخيص الذاتي لكيفية إدارة الوقت
عزيز القارئ كيف تتعامل مع الوقت ؟ وكيف تقوم بعملية التشخيص الذاتي للوقت ؟
لكي تقوم بعملية التشحيص الذاتي للوقت لا بد أن تسأل نفسك عشرة أسئلة تعبر عن مبادئ مقبولة لإدارة الوقت بفعالية ، إجابتك على تلك الأسئلة ستمكنك من معرفة المستوى الحالي لكيفية إدارتك لوقتك ، وههذ الأسئلة هي :
أحدد كل يوم وقتاً بسيطاً للتخطيط والتفكير في عملي . أحدد أهدافاً معينة ومكتوبة وأحدد مواعيد لتحقيقها . أعد قائمة عمل يومية وأرتبها حسب أهميتها وأنفذها في أسرع وقت . أعرف قاعدة ( ٢٠-٨٠ ) وأستخدمها في العمل ( تشير هذه القاعدة إلى أن ٨٠٪ من فعاليتك ستظهر عندما تحقق ٢٠٪ من أهدافك ) . أختفظ بجدول مفتوح لكي أكون مستعداً للأزمات .أقوّض كل ما يمكن تفويضه إلى الآخرين ليقوموا به . أحاول أن أهتم بكل ورقة مرة واحدة فقط . أتناول غداءً خفيفاً حتى لا أشعر بالنعاس بعد الظهر . أقوم بجهد فعال لأمنع حدوث المقاطعات كالزوار ، الاجتماعات ، المكالمات الهاتفية . أستطيع أن أقول لا عندما يطلب مني الآخرون أخذ جزء من وقتي خاصة إذا كان سيحول دون إكمال إنجاز المهام الرئيسة .

الحادي عشرة : تحليل الوقت
وينقسم إلى أقسام ثلاثة هي :

أ - سجل تحليل الوقت : عزيز القارئ يتكون سجل الوقت من جزأين : الجزء العلوي وهو الجزء الخاص ببياناتك كالاسم واليوم والتاريخ ، الجزء السفلي يتكون من جدول مقسم إلى خمسة عناصر الوقت والنشاط وزمن النشاط وتحديد مكونات هذا النشاط من حيث الأهمية ومدى إنجازه وأخيراً طبيعة هذا النشاط .

ولكن هناك بعض الارشادات التي تساعدنا على استخدام سجل الوقت وهي كالتالي :

١ - تعبئة السجل بشكل دقيق لضمان الاستفادة .
٢ - استمرار تعبئة السجل من ( ٣-٥ ) أيام وكلما زاد عدد الأيام كان أفضل .
٣ - تسجيل كل نشاط مهما كان صغيراً ، وهذا يتضمن المقاطعات وفترات الانتظار والمكالمات الهاتفية وكل شيء يُحوّل انتباهك إلى شيء آخر ، قم بتسجيل الشيء الجديد مباشرة وإلا نسيت .
٤ - سجل الوقت الذي أمضيته في كل نشاط .
٥ - حدد درجة أهمية كل نشاط ، لتحديد الوقت الذي قضيته في الأنشطة ذات الأولوية الأكبر ،
٦ - يمكن أن يكون السجل ورقياً أو إلكترونياً ، أيهما الأسهل في التسجيل بالنسبة لك .
٧ - لن يطلع أحد على سجل وقتك ، فكن دقيقاً .

ب - اختبار الضرورة : عزيز القارئ يتم تصنيف الأعمال المدونة في السجل إلى ضرورية وغير ضرورية ، ونحسب الوقت الذي قضيناه في كل نوع منهما ثم نقرر أن كل ما هو غير ضروري يجب إلغاؤه فوراً ، وللتمييز بين النوعين إسأل نفسك هذه الأسئلة : هل هذا العمل ضروري ؟ هل قمت بأشياء تتعلق بمهامك الأساسية ؟ ما الشيء الذي فعلته وكان عليك ألا تفعله ؟ ما الأنشطة المضيعة للوقت التي يمكن إلغاؤها ؟

ج - اختبار الخصوصية : عزيز القارئ يتم تصنيف الأعمال الضرورية إلى أنشطة تخص عملك وأنشطة يجب أن يقوم بها آخرون ونحسب الوقت المخصص لكل منهما ونقرر أن كل ما لا يخصنا نفوّضه أو نقوم بإلغائه ، وللتمييز بين النوعين إسأل نفسك هذه الأسئلة : هل هذا النشاط يخصك ، أم يمكن أن يقوم به آخرون ؟ ما الأنشطة التي يمكن تقليلها أو تفويضها إلى أحد آخر ؟

د - اختبار الكفاءة : عزيز القارئ يتم تصنيف الأعمال الضرورية التي هي في نطاق عمل الشخص إلى : أعمال أُنجزت بالطريقة الصحيحة ، وأعمال أنجزت بشكل غير صحيح . حيث الأعمال التي أنجزت بشكل غير صحيح يجب أن يتم تطويرها بشكل مستمر ، حيث تؤدى الأعمال بطريقة أذكى لا بمشقة أكبر ، وللتمييز بين النوعين إشأل نفسك عزيز القارئ هذه الأسئلة : هل قمت بالعمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟ كم أنفقت من الوقت لكل نشاط ؟ وهل كان يستحق منك كل هذا الوقت ؟ كيف يمكن أداء ما فعلته بطريقة أفضل وأبسط ؟ ما الفترة التي اتسمت بأكبر إنتاجية ؟ وما الفترة التي اتسمت بأقل إنتاجية ؟

الثاني عشرة : تحديد مضيعات وقت العمل
وتنقسم إلى سبعة أقسام :

١ - مضيعات خاصة بالتخطيط : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من الناحية التخطيطية ما يلي : عدم وجود أهداف أو أولويات أو تخطيط ، محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد ، تقديرات غير واقعية للوقت ، الإدارة بالأزمات وتغيير الأولويات ، الانتظار والمواعيد والسفر ، تعجل الحصول على النتائج .

٢ - مضيعات خاصة بالتنظيم : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من الناحية التنظيمية ما يلي : عدم التنظيم الشخصي ( طاولة المكتب المزدحمة ) ، خلط المسؤولية والسلطة ، ازدواجية الجهد ، الأعمال الورقية والروتين ، معدات غير متوافرة وغير ملائمة ، تعدد الرؤساء نظام سيء للملفات .

٣- مضيعات خاصة بالتوظيف : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من الناحية التوظيفية ما يلي : موظفون غير مدربين وغير أكفاء ، التغيب والتأخر والاستقالات ، الزيادة أو النقص في عدد الموظفين ، الموظفون الاتّكاليون .

٤ - مضيعات خاصة بالتوجيه : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من ناحية التوجيه ما يلي : التفويض غير الفعال والاشتراك في تفاصيل روتينية ، سوء التنسيق ، نقص الدافع للعمل واللامبالاة .

٥ - مضيعات خاصة بالاتصالات : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من ناحية الاتصالات ما يلي : الاجتماعات ، الاتصالات الكثيرة والزائدة عن الحد ، عدم وضوح الاتصالات والارشادات أو انعدامها ، عدم الانصات .

٦ - مضيعات خاصة بصنع القرارات : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من ناحية صنع القرارات ما يلي : التأجيل والتردد ، القرارات السريعة ، طلب الحصول على المعلومات .

٧ - مضيعات خاصة بالرقابة : عزيزي القارئ من أهم أسباب مضيعات الوقت من ناحية الرقابة ما يلي : المقاطعات الهاتفية ، عدم القدرة على قول لا ، نقص الانضباط الذاتي ، ترك المهام دون إنجاز ، المُلهيات السمعية والبصرية ، الزائرون المفاجئون ، عدم العلم بما يجري ، قصور في نظام المعلومات ، فقدان معايير الرقابة ، الرقابة الزائدة .



إلى اللقاء في الجزء الثالث مع : إستراتيجيات إدارة الوقت الفعالة وتشمل ما يلي :
التعامل بفعالية مع مضيعات الوقت ، التعامل بفعالية مع الأعمال المكتبية ، التعامل بفعالية مع الاجتماعات ، التعامل بفعالية مع الأزمات .

سلمت يمناك
طرح جميل جدا

سلمت يمنآكـ على مآحملتهـ لنآ
موضوع عآلي بذوقهـ ,, رفيع بشآنه
مودتي

سلمت أناملك لروعة ذوقك
يسعدك ربي ويحقق أمانيك
🌷🦋🌷🦋🌷🦋🌷

مجهووود متميز ورااقي

سعدت بمصااافحتك هوووووون

يعطيك العااافيه

شاكره لك

ابداع وتميز وروعة في الذائقة المميزة كما عهدناكم وأنتقآؤكْ رَبيعٌ فاتِنْ .. أروتني معرفتٌك حد الإكتفاء لقلبك بياض لا ينتهي وجميل ورائع ومميز ماقدمته لنا دام لنا عطائك الجميل والرائع والمتميز وهنيئاً لنا بكم وبقلكم الرقيق لكم اجمل وارق التحايا لردكم المحفز ولكم السعادة الدائمة لقلبكم الطيب

ماشاء الله تبارك الرحمن
ذوق في اختيارك
وعافيه عليك وعلى الطرح الراقي
لاحرمك الله رضاه
‏لك كل
تقديري واحترامي
مجنون قصآيد

يعطيك العااافيه على الطررح الروووعه
مجهوودك كبير

شكراااا لك من قلبي

سلمت آناملك آلمتألقه لروعة طرحهآ..
ودي لك ولروحك ,,~

- أنتقآؤكْ رَبيعٌ فاتِنْ ..
أروتني معرفتٌك حد الإكتفاء
لقلبك بياض لا ينتهي