كيف تتجنب تراكم المهام عليك

الكسل - أوقات - ترتيب - تنظيم - مهام - أخطاء - مشكلات - عمل - تنظيم الوقت - نصائح - نجاح - خطوات تراكم المهام من الأمور السيئة التي تنتج عن الكسل وتتسبب في وقوعك في المشكلات سواء في العمل أو الدراسة، ولتجنب مثل تلك المواقف هناك بعض الخطوات التي يمكنك الاستفادة منها للنجاح في إنهاء الواجبات يومياً دون تعب، وحتى لا تتراكم عليك في الأيام اللاحقة. 1) من المهم معرفة لماذا يعد تراكم المهام أمر سيئ، حيث أن ذلك يؤدي إلى قلة الكفاءة في إنهاء كل مهمة، خاصة أن التنقل بين عدة مهام في نفس الوقت يؤدي إلى عدم التركيز بشكل جدي، كما أن القيام بأمرين شيء معقد يؤدي إلى المزيد من الأخطاء والتوتر وقد يؤدي إلى جو من الجنون وهو عكس ما يحتاجه العقل من هدوء للتمكن من القيام بمهامه. 2) ابدأ في تجنب المهام المتعددة، وهو ما ستتمكن من معرفته بشكل أفضل في الخطوات التالية التي ستزودك بأسلوب عمل أكثر هدوءاً. 3) قم بوضع قائمة بكافة ما ستقوم به في كل مهمة سواء كانت متعلقة باتصالات هاتفية أو استخدام للكمبيوتر أو القيام بمشاوير أو الذهاب للمنزل أو الانتظار وفقاً لوضعك والوقت المتاح لك. 4) قم باستخدام أدوات تسجيل مثل مذكرة أو دفتر لتسجيل ما الذي تحتاج القيام به. 5) قم بالحصول على صندوق وارد مادي وبريد إلكتروني، واحرص على ألا يكون عددهم كبيراً حتى يمكن جمع كافة الوارد إليك من اوراق هامة أو رسائل إلكترونية بأسهل طريقة ممكنة في مكان واحد ودون صعوبة في البحث عنها. 6) قسم يومك، واحرص على وجود فترات من يومك خالية من المهام حتى يمكنك التصرف في حالة وجود أمر طارئ، ويمكنك تجربة تقسيم وقتك لأجزاء مكونة من ساعة أو نصف ساعة حسب مدى فعالية مدة التجزئة بالنسبة لك. 7) أول ما يجب عليك القيام به في الصباح هو المهام الشديدة الأهمية، وعند الانتهاء امنح نفسك راحة قصيرة ثم ابدأ في بقية العمل الهام، وإذا تمكنت من إنهاء 2 – 3 من المهام التي عليك، فإن بقية اليوم سيكون سلساً دون مشكلات. 8) عند البدء من مهمة وفقاً لتقسيمك لوقت يومك، قم بالتخلص من مشتتات الانتباه الاخرى مثل الهاتف والإنترنت، وتجنب الرد على الهواتف قدر الممكن وركز على مهمة واحدة دون القلق حول الأشياء الأخرى. 9) إذا شعرت بحاجتك الملحة لرؤية بريدك الإلكتروني أو الانتقال لمهمة أخرى، فتوقف، وقم بأخذ نفساً عميقاً وركز فيما تقوم به، وإذا وصلتك أوراق جديدة أثناء العمل ضعها في صندوق الوارد واكمل عملك الأساسي، أو ضع ملاحظة بسجلك حول وصول الورق إليك. 10) بعد الانتهاء من كل مهمة قم بمراجعة سجل ملاحظاتك والقوائم وضع علامة على ما أنهيته وإضافة الجديد لها وانظر لبريدك لمعرفة ما إذا كان هناك شيء هام يجب معرفته.